13/09/2018 tarihli ve 30534 sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanan 17 numaralı Bazı Cumhurbaşkanlığı Kararnamelerinde Değişiklik Yapılması Hakkında Cumhurbaşkanlığı Kararnamesi ile İçişleri Bakanlığı Dernekler Dairesi Başkanlığının yapısı değiştirilerek İçişleri Bakanlığı bünyesinde Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü kurulmuş̧ ve teşkilat ve görevleri hakkındaki yönetmelik yürürlüğe girmiştir.

Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü kamu çalışanları ve sivil toplum kuruluşları arasındaki koordinasyonun ve iş birliğinin sağlanmasında Türkiye’deki öncü kamu kurumudur.

Genel Müdürlük, kamu ve sivil toplum kuruluşları arasındaki iş birliğinin güçlendirilmesi hedefi kapsamında stratejiler geliştirilmesi, bu stratejiler çerçevesinde ilgili kurum ve kuruluşlar arasında koordinasyon sağlanması, sivil toplum kuruluşu temsilcilerine ve kamu personeline yönelik eğitimlerin verilmesi, sivil toplum kuruluşlarının etkinliğinin artırılması için danışmanlık ve rehberlik hizmetlerinin yürütülmesi alanında faaliyetlerini sürdürmektedir.

Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü, yeni kurumsal yapısıyla sivil toplum faaliyetleri ile ilgili politikaların belirlenmesi ve geliştirilmesi görevini, kamu ile sivil toplum kuruluşları arasındaki koordinasyonun ve iş birliğinin güçlendirilmesi amacıyla oluşturulacak olan Sivil Toplum İstişare Kurulu ile yakın iş birliği içinde çok paydaşlı ve geniş kapsamlı koordinasyon çalışmalarını güçlendirecektir. Akademisyenler, kamu kurum ve kuruluşlarının üst düzey yöneticileri, sivil toplum kuruluşları temsilcileri ile Sivil Toplum İlişkiler Genel Müdürlüğünün katılım sağlayacağı Sivil Toplum İstişare Kurulunun görüş ve önerileri doğrultusunda etkin politika ve stratejilerin geliştirilmesine katkı sağlanacaktır. Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü Sivil Toplum Stratejileri ve Eğitim Daire Başkanlığı; strateji geliştirme, kapasite güçlendirme ve eğitim alanındaki kendi görevlerinin yanı sıra Sivil Toplum İstişare Kurulunun sekretarya görevini de üstlenmektedir.

Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü güçlü bir sivil toplum için sivil toplum kuruluşlarına yönelik proje yardımlarını sürdürmektedir. Yapılan proje yardımları ile sivil toplum kuruluşlarının kamu kurumları ile iş birliğinin güçlendirilmesine katkı sağlanmaktadır. Proje yardımlarına ilişkin, başvuruların alınmasından sonuçlandırılmasına kadar olan tüm süreçler Proje Destek Sistemi (PRODES) üzerinden elektronik ortamda yürütülmektedir. PRODES, DERBIS (Dernekler Bilgi Sistemi) kullanıcı adı ve şifresi olan dernek, federasyon ve konfederasyon yetkililerinin Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğüne internet üzerinden proje başvurusu yapma imkânı sağlayan bir sistemdir.

Detaylı Bilgi

Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü Dernekler Bilgi Sistemi (DERBİS)

DERBİS ile Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğünün merkez ve taşra teşkilatı birimlerince yürütülen iş ve işlemler ve mevzuat gereği derneklerin vermekle yükümlü oldukları her türlü bildirim ile beyanname bildirimlerinin elektronik ortamda verilmesi bürokratik işlemlerin azaltılarak vatandaşın işlerinin kolaylaştırılması, istatistiki bilgilerin kısa sürede sorgulanarak raporlanması hedeflenmiştir.

Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü DERBİS üzerinden derneklere ilişkin istatistiki bilgileri hazırlamakta, il ve faaliyet alanı bazındaki dernek bilgilerini de kişisel verilerin korunması ilkesi çerçevesinde tüm kamuoyu ile paylaşmaktadır. Aynı sektörde ya da birbirini tamamlayıcı alanlarda çalışan kamu ve sivil toplum kuruluşlarının iş birliği çalışmalarına yön vermek ve gelecekteki iş birliklerine yönelik potansiyel ortaklıkların kurulabilmesi amacıyla il ve faaliyet alanına göre dernekler bölümü incelenebilir.

Detaylı Bilgi

Onuncu Kalkınma Planı (2014 -2018)

Onuncu Kalkınma Planının hazırlık çalışmaları kapsamında, Kalkınma Bakanlığının (mülga) koordinasyonunda, kalkınma ajanslarıaracılığıyla mahalli idareler ve yerel aktörlerin bölgesel kalkınma önceliklerine ilişkin görüşleri alınmış ve kamu kurumları, özel sektör temsilcileri ile sivil toplum kuruluşları ve akademik çevreler ile yapılan istişare toplantılarının sonuçları da dikkate alınmıştır.

Kalkınma Planlarının etkin bir biçimde uygulanması; kamu kurumlarının stratejik planları ile orta ve uzun vadeli programlarını, kamu politikalarını, yatırımlarını, kurumsal yapılarına ve mevzuatlarına ilişkin düzenlemeleri kalkınma planı çerçevesinde düzenlemeleriyle mümkündür.

Onuncu Kalkınma Planında sivil toplum kuruluşlarına yönelik temel amaç; güçlü, çeşitli, çoğulcu, sürdürülebilir bir sivil toplum için uygun ortamın oluşturularak sosyal ve ekonomik kalkınma süreçlerine toplumun tüm kesimlerinin daha etkin katılımının sağlanması olarak ifade edilmiştir.

Planda belirtilen sivil toplum kuruluşlarına yönelik aşağıda belirtilen hedeflerin, hem kamu kurumu çalışanları hem de sivil toplum kuruluşları temsilcileri tarafından bilinmesi son derece önemlidir:

• Çoğulcu ve katılımcı demokratik siyasal süreç çerçevesinde STK’ların ve ilgili toplum kesimlerinin görüş ve önerilerinin alınmasına yönelik mekanizmalar güçlendirilecektir.
• Sürdürülebilir kalkınma anlayışının daha da ileriye taşınması için bu alandaki politikaların uygulanması, izlenmesi ve değerlendirilmesinde ilgili kuruluşlar arasında iş birliği, koordinasyon ve veri paylaşımının geliştirilmesi ve özel sektör, yerel yönetimler ve sivil toplum kuruluşlarının rolünün artırılması önem kazanmaktadır.
• Özel sektörün ve sivil toplumun katılımı teşvik edilerek kalkınma faaliyetlerinde kamu-özel sektör-sivil toplum iş birliği artırılacaktır.

Onuncu Kalkınma Planı.

Sektörel ve Tematik Strateji Planları

Kurumsal Stratejik Planlar, kurumların kendi amaç ve faaliyetlerine yönelik bir planlamayı içerme amacıyla geliştirilen politika belgeleridir. Kurumların çok paydaşlı hizmet ve faaliyetlerini yerine getirebilmeleri için izleyeceği somut adımları, kaynak ve zaman planlamasını, uygulamada yer alacak tüm paydaşların görev ve sorumluluklarını ve ulaşılmak istenen amaç ve hedefleri net olarak tanımlayan stratejik planlar, hizmetlerin işleyiş takibinin hem kamu çalışanları hem de sivil toplum tarafından gerçekleştirilmesi için de önem taşır.

Kurumların çalıştıkları sektörle ilgili olarak mevcut durum tespiti, öncelikleri ile kısa/orta/uzun vadeli hedeflerinin hem kamu çalışanları hem de sivil toplum kuruluşları tarafından bilinmesi ve takip edilmesi, Kamu-STK iş birliğini güçlendiren ve geliştiren önemli bir unsurdur. Bu nedenle hem kamu çalışanları hem de sivil toplum temsilcileri, faaliyet gösterdikleri sektörle ilgili çalışan kamu kurumlarının stratejik planlarını inceleyerek sürdürülebilir  iş birlikleri için kurumlarının eylem planlarına yön verebilirler.

• T.C. Cumhurbaşkanlığı Strateji ve Bütçe Başkanlığı, Kurumsal ve Stratejik Yönetim Dairesi Başkanlığı resmi internet sitesindeki merkezi idareler, devlet üniversiteleri, belediyeler ve İl Özel İdarelerinin yürürlükteki kurumsal stratejik planları.
• Sektörel ve Tematik Strateji Planları.
• Stratejik Plan Eğitim sunumu.
• Ayrıca Avrupa Birliğinin (AB) genişleme ülkelerindeki reformları mali ve teknik yardımla desteklediği Katılım Öncesi Yardım Aracı (IPA) kapsamında da sivil toplumla birlikte çalışması amacıyla sivil topluma finansman sağlanması AB mali yardımının hedeflerinden biridir. Sivil Topluma Finansman Sağlanması. Katılım Öncesi Yardım Aracının ikinci dönemi (IPA II, 2014-2020)  kapsamındaki 2014-2020 AB-Türkiye Strateji Dokümanı.

Başarılı bir Kamu – STK iş birliği kapsamında; politikaların, programların ve kamu hizmetlerinin etkin ve şeffaf tasarımı ile farklılıkları içinde barındıran güçlü bir sivil toplum anlayışı benimsenir. Kamu çalışanları ve sivil toplum kuruluşları için başarılı bir iş birliğine yön verecek en temel unsurlar:

1. İş birliğine olan ihtiyacın tanınması: Hem kamu aktörlerinin hem de sivil toplumun neden iş birliği içerisine girmek istediklerini, bu iş birliğinden elde etmek istedikleri faydayı ve kurumsal beklentilerini tanımlaması gerekir.
2. Uzlaşılmış ortak amaç ve hedefler: Kamu ve sivil toplum temsilcileri bir araya gelerek iş birliğinin amaçlarını gözden geçirmeli ve bu amaçlar etrafında uzlaşmalıdırlar.
3. Kararlılık ve sahiplenme: İş birliği için mümkünse üst düzey yönetimin yazılı onayını almak, tüm iş birliği yapılan kurumları ve paydaşları içeren danışma komisyonları oluşturmak gibi yöntemler kurumsal değişimlere karşı iş birliğini güvence altına alacaktır.
4. Karşılıklı güven: Bireyler arası ve kurumlar arası güven inşası zaman almakla birlikte; iş birliğinin tasarlanma aşamasından başlayarak karşılıklı güvene yatırım yapmak, önemsemek ve gözetmek gerekir.
5. Sağlam iş birliği düzenlemesi: İş birliği içerisinde yer alan tarafların rolleri, görev ve sorumlulukları ile iş birliğinin yönetimine ilişkin yapı ve süreçleri içeren anlaşmalar sayesinde iş birliği süreçlerinde karşılaşılabilecek riskler en aza indirilecektir.
6. İyi iletişim: Düzenli toplantılar (bilgilendirme, karar alma ve saha toplantıları vb.), sürece ilişkin güncel raporlamalar ile kurumsal web siteleri üzerinden süreçle ilgili olarak tüm paydaş kurumlara ve kamuoyuna yönelik güncel bilgilerin paylaşılmasını sağlamak iyi bir iş birliği süreci yönetimi için gereklidir.
7. Karşılıklı fayda: İş birliğinde birlikte çalışan paydaşların çabalarının eşit derecede takdir edildiğini ve değer gördüğünü hissetmeleri ve iş birliğinin yarattığı faydadan eşit yararlandıklarını düşünmeleri çok önemlidir.
8. Etkin uyuşmazlık çözümü: İş birlikleri her zaman pürüzsüz değildir. Kimi zaman uyuşmazlıklar yaşanması çok normaldir. İş birliğine başlamadan, uyuşmazlık halinde nasıl bir yol izleneceğinin belirlenmesi uygun olacaktır.
9. Etkin izleme ve değerlendirme: Hem çalışmanın sonuçlarını hem de iş birliğinin işleyişini düzenli olarak izlemek ve değerlendirmek büyük önem taşımaktadır. Çalışmaya başlamadan izleme ve değerlendirme süreçlerinin belirlenmiş olması önemlidir.
10. Sürdürülebilir çıktılar: İş birliği yapılan çalışmayı ve iş birliği modelini kurumların kendi iç işleyişlerine, plan-program-bütçe süreçlerine dahil etmeleri sürdürülebilirlik adına büyük önem taşımaktadır. Stratejik planlar ya da eylem planı gibi belgeler bu tip iş birliklerini politika düzeyine taşımak için faydalı araçlardır.

Detaylı Bilgi

Güçlü bir iş birliğinin ortak hedefler çerçevesinde sürdürülebilir bir şekilde gerçekleşmesi için kamu çalışanlarının ve sivil toplum kuruluşu temsilcilerinin güçlü iletişim stratejilerini benimsemesi gerekmektedir.

Güven için şeffaflık: Etkili iş birliği geliştirmenin ilk koşulu açık ve şeffaf olmaktır.

• İş birliği fikrinin ne anlama geldiği taraflar için açık ve anlaşılır mı?
• Karşılıklı beklentiler net mi?

İnternet ve sosyal medyanın güçlü ve zayıf yanları: İnternet aynı anda çok sayıda ve farklı nitelikte paydaşa erişim sağladığı için hayat kurtarmakla birlikte; interneti yeterince kullanmayan / kullanamayan (örneğin çeşitli engelli gruplarından bireylerin her sayfaya erişememesi gibi) grupların süreçlerde dışlanması da söz konusu olabilir. Bu sebeple, dışlayıcı olmamak adına STK’ları süreçlere dahil etmek için çeşitli alternatif yöntemlerle bu süreç desteklenebilir.

Mümkün olduğunca yüz yüze iletişim: Yazılı iletişim, iletişimi hızlandıran ancak yanlış anlaşılmalara ve tıkanmalara da yol açabilen bir iletişim yöntemidir. Her ne kadar kritik iş birliği konularını yazılı hale getirmek kurumsallık açısından önemli olsa da, katılımcı süreçlerin ve tartışmaların mümkün olduğunca sürdürülmesiyle STK temsilcileri ve kamu çalışanları arasındaki güven duygusu pekişecektir.

Dil: İş birliğinde kullanılan dil, iş birliğini geliştirebilir ya da zorlaştırabilir. Dolayısıyla dili kullanırken hassas davranmak önemlidir. Kamu ve STK temsilcileri, farklı çalışma alanlarından, farklı deneyimlerden geldikleri için birbirinden farklı dil ve terminoloji kullanabilirler. Bu konuda esnek ve anlayışlı olmak doğru iletişim için önemlidir. Aynı zamanda teknik terimlerden ve kısaltmalardan kaçınmak da iletişimi güçlendirecektir.

Aktif dinleme: İyi iletişim kurmanın önemli bir adımı da aktif dinlemedir. Aktif dinlemenin temel unsurları aşağıdaki gibidir:

• Anlatıcı konuşurken başka şeylerle meşgul olmayın,
• Anlatıcıya bakın, gözünüzü kaçırmayın,
• Küçük notlar alın,
• Zaman zaman soru sorun (olabildiğince açık sorular),
• Doğru anlayıp anlamadığınızı zaman zaman ifa­de edin,
• Empati kurduğunuzu gösterin,
• Anlatıcının bazı kelimelerini yansıtın (tekrar edin), bazı noktalarda tasdik edin,
• Peşin hükümlerden kaçının,
• Anlatılanları kendi kelimelerinizle özetleyerek, anladığınızı gösterin.

Eşit iletişim: Kamu – STK iş birliğinde en çok ihtiyaç duyulan iletişim stratejilerinin başında iletişimi hiyerarşik bir ilişki biçiminden çıkarıp eşit paydaşlar arasında iletişim haline dönüştürebilmek vardır. Bunu yapabilmek için toplantılarda tarafların makam odalarını değil, toplantı odalarını kullanmak, toplantı öncesinde toplantı gündemini taraflarla paylaşmak, tarafların deneyim ve uzmanlıklarını ifade etmelerine olanak tanımak, eğer taraflar arasında engelli bireyler varsa onların ihtiyaçlarını dikkate alan toplantı düzenlemeleri yapmak gibi önlemler sıralanabilir.

Farklılıkları dikkate almak: Kimi zaman iş birliği yapılan STK’larda yer alan bireylerin çeşitli fiziksel / bedensel / zihinsel engelleri olabilir. İş birliği sürecinde bu engelleri önceden bilerek gerekli iletişim önlemlerini almak (örneğin toplantılarda işaret dili çevirmeni bulundurulması, önemli dokümanların Braille alfabesinde hazırlanması gibi) iş birliğini etkin hale getirecektir.

Devamlılık: İletişimin etkin ve verimli olabilmesi için gereken bir diğer unsur da devamlılıktır. Kurumlar adına süreçleri hep aynı kişilerin takip etmesi hem güven duygusunu pekiştirecek hem de bilginin kaybolmamasını sağlayacaktır. Bu sebeple iş birliği içerisinde olacak kurumlardan birer iletişim kişisi belirlenmesi önemlidir.

Sonuçları paylaşmak: Kamu – STK iş birliğinde sıklıkla karşılaşılan bir iletişim hatası ise istişare/danışma süreçlerinde sivil topluma yer vermek; ancak süreçlerin çıktılarını taraflarla paylaşmamaktadır. Oysa, süreçte fikirlerine başvurulan ya da farklı iş birlikleri geliştirilen STK’ların, süreç çıktılarının değerlendirilmesi sürecine de dahil edilmesi önemli bir gerekliliktir. Yapılan iş birliğinin sonuçları taraflara mutlaka yazılı / sözlü kanallarla iletilmelidir.

Kamu-STK İş Birliğinde Etkin İletişim İçin Temel Stratejileri'ni E-Kütüphane'de bulabilirsiniz.

Kamu çalışanları ve STK temsilcileri katılımıyla toplantı düzenlenirken dikkat edilmesi gereken unsurlar:

Toplantıya hazırlık sürecinde:

• Toplantı öncesinde mümkün olduğunca bilgi sağlayarak gündem maddelerini oluşturmak,
• Toplantı gündemi hakkında tarafların önceden haberdar olmasını sağlamak,
• Toplantının amacına uygun yeterli zamanı belirlemek,
• Toplantı sürecini yürütecek, sekretaryayı ve iletişimi üstlenecek kişileri belirlemek,
• Toplantıyı mümkünse makam odalarında değil, toplantı odalarında düzenlemek önemlidir.

Toplantı süresince:

• Soru / cevap bölümüne imkân veren bir ortamı yaratmak,
• Olası hassasiyetlere hazırlıklı olup saygı duymak,
• Tarafların anlayamayacağı teknik terimleri ve kısaltmaları kullanmaktan kaçınmak,
• Aktif dinlemek,
• Açıkça tartışma ortamı sağlamak,
• Olası görüş farklılıklarında çözüm odaklı yaklaşım sergilemek önemlidir.

Toplantı Sonrasında:

• Eğer toplantı sonrasında bir konu ile ilgili olarak taraflara geri dönüş yapılacağı sözü verilmiş ise, bunu geciktirmeden yapmak,
• Toplantıda konuşulan konuları, alınan kararları özetleyen bir tutanak hazırlamak, ilgili taraflarla paylaşmak (Hangi konuyla ilgili kim ne zamana kadar ne yapacak?),
• Toplantı sonrasında, katkılarından dolayı ilgili taraflara bir teşekkür mesajı göndermek,
• Geri bildirimde bulunmak (Toplantıya katılanlar, katkılarının ciddiye alındığını görmek isterler.),
• Taraflardan geri dönüş istenilen bir konu varsa yeterli süreyi tanımaya özen göstermek önemlidir.

Toplantı Yönetimi Notları

İş birliği sürecinin aşağıdaki aşamaları kapsayacak şekilde hazırlanması güçlü ve sürdürülebilir iş birliği hedefini güçlendirecektir.

1. Aşama: Hazırlık

• İş birliğine olan ihtiyacın tespit edilmesi (Neden iş birliğine ihtiyaç duyuyoruz? Sağlayacağı faydalar neler olabilir? Bu iş birliği yoluyla ele almak, düzenlemek ve çözmek istediğiniz asıl konu nedir?),
• İş birliğinden beklentilerin net bir biçimde belirlenmesi (Bilgi/veri, hizmet, uzmanlık, ilişki/bağlantı, insan kaynağı vb.),
• İş birliğine ihtiyaç duyulan alanların tespit edilmesi.

2. Aşama: İş Birliği Yapılacak Kurum ve Kuruluşların Tespiti

• Olası iş birlikleri için uzun paydaş listesi oluşturdunuz mu ?
• Paydaşların değerlendirilmesini/analizini yaptınız mı ?
• İş birliğine uygun paydaşlarla iletişim sağladınız mı? (Ön görüşmeler, ilk toplantılar, karşılıklı istişareler).

3. Aşama: İş Birliğinin Yapılandırılması ve Yürütülmesi

• İş birliğinin amacının ortaya konulması, ilkelerinin ortaklaşa belirlenmesi,
• Roller ve sorumlulukların karşılıklı belirlenmesi,
• Sürecin koordinasyonunun ve yönetiminin nasıl sağlanacağının belirlenmesi,
• Kaynak kullanımına ilişkin konuların açıklığa kavuşturulması (finans, insan kaynağı vb.),
• İş birliği halinde yürütülecek çalışmalar için iş planı oluşturulması,
• İş birliği sürecinde nasıl bir iletişim ve bilgi alışverişinin olacağının belirlenmesi,
• Uygulama aşamasında karşılaşılabilecek risklerin önceden belirlenmesi ve olası çözüm önerilerinin ortaya konulması,
• İş birliğinin taahhüt altına alınması.

4. Aşama: İş Birliğinin Değerlendirilmesi

• İş birliğinin izlenmesi ve değerlendirilmesi,
• İş birliğinin raporlanması,
• İş birliğinin devamlılığı, geliştirilmesi ya da sonlandırılması.